Oleh: Tarsih Ekaputra
Salah satu usaha keras yang senantiasa diperjuangkan oleh seorang praktisi Public Relations adalah bagaimana dapat menginformasikan berbagai momen penting, khususnya yang berhubungan dengan terobosan dan perkembangan kekinian (mutakhir) organisasi tempatnya bekerja. Dalam praktik public relations hal tersebut pada prinsipnya melibatkan dua takik dalam perencanaan public relations, yakni taktik menulis dan berbicara. Kedua taktik ini juga disebut dengan keahlian praktis yang perlu dikembangkan untuk menunjang fungsi manajemen public relations dalam organisasi. Kedua taktik ini seringkali digunakan juga untuk saling melengkapi dalam rangka seorang praktisi PR menjalankan fungsinya secara maksimal dalam mewujudkan tujuan program PR
Wicaksono Noeradi, dalam acara Musyawarah Besar Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas Indonesia) di Yogyakarta pada akhir tahun 2004 lalu menyatakan bahwa 70% aktivitas public relations adalah menulis. Hal ini menunjukkan bahwa kemampaun dan kemahiran menulis dalam praktik public relations menjadi hal yang sanagat penting. Seorang PRO (Public Relations Officer) mau tidak mau harus menguasai dan mampu membuat tulisan yang selain memiliki news value buat media juga mampu memberi sesuatu yang bermanfaat bagi publik organisasi (investor, mitra kerja, dan khalayak sasaran).
Sebagai sebuah ilustrasi, ketika peristiwa meluapnya lumpur Lapindo di Sidoarjo, Jawa Timur dengan impact yang begitu besar terhadap lingkungan dan masyarakat sekitar. Sesungguhnya peristiwa itu pada awalnya merupakan krisis bagi pihak manajemen Lapindo, walau seiring perkembangan dan volume luapan lumpur peristiwa tersebut akhirnya menjadi krisis nasional. Krisis tersebut menjadi semakin besar selain factor alam, juga karena adanya eskalasi peristiwa yang dilakukan oleh pihak media. Peristiwa lainnya dengan skala yang lebih kecil sebut saja ketika Lion Air mengalami kecelakaan di ujung landasan Bandar udara Adi Sumarno akhir 2004 atau juga hilangnya pesawat Adam Air dan lain-lainnya. Liputan peristiwa terkait dengan peristiwa-peistiwa di atas secara langsung oleh beberapa stasiun televisi meningkatkan tekanan yang dihadapi oleh pihak manajemen atau bahkan pihak pemerintah. Kebutuhan informasi menjadi sangat tinggi.
Berbagai pihak mulai dari pihak keluarga korban, pengelola bandara atau daerah, kepolisian, berbagai instansi terkait, rumah sakit, manajemen, karyawan dan lainnya secara personal maupun kelompok membutuhkan informasi dengan tingkat dan jenis yang beragam. Seperti dipaparkan Prayudi, SIP, MA dlaam bukunya Penulisan Naskah Public Relations (2006), pengelolaan krisis terkait peristiwa tersebut secara baik adalah tantangan tersendiri bagi Departemen Public Relations aau Departenem Komunikasi dari masing-masing instansi baik Lapindo, Pemerintah, Lion Air, Adam Air dan lainnya. Informasi yang berhubungan dengan berbagai peristiwa tersebut diberikan kepada pihak media tidak boleh berbeda walaupun bentuk informasi yang diberikan kepada public bias jadi beragam. Di sini hal pertama yang harus dilakukan dengan baik dan benar kepada public (misalnya wartawan dan pihak lainnya) adalah mengkomunikasikan informasi tersebut secara cepat dan tepat sesuai fakta.
Dari gambaran di atas dapat ditarik garis besar bahwa sejatinya aktivitas public relations (PR) jauh dari gambaran aktivitas yang hanya sekedar sebagai pemanis (make up) agar citra organisasi baik di mata publik. Sepeti dalam tulisan sebelumnya (Media Relations: “Jangan hanya dijadikan “pemadam kebakaran” saja tapi sebagai teamwork dan keluarga anda) bahwa jika ditilik lebih jauh lagi dalam fungsi manajemen, aktivitas public relations meliputi berbagai aspek manajemen yang tujuan utamanya adalah menciptakan mutual understanding antara organisasi dengan publik (investor, mitra kerja, media/pers dan khalayak sasaran). Di sini keahlian menulis dan bicara bagi seorang praktisi PR menjadi sangat penting dalam rangka menerjemahkan kebijakan pihak manajemen disatu sisi dan di sisi lain adalah dalam menerjemahkan dan melihat opini publik.
Seperti dijelaskan oleh Dr. Rex Harlow, PR merupakan fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, serta menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, peneimaan, dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam permasalahan, membantu manajemen agar mampu menganggapi opini public; mendukung manajemen untuk mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai system peringata dini untuk mengantisipasi kecenderungan perunahan; menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.
Penekanan terhadap kemampuan menulis bagi praktisi PR ini juga dipaparkan oleh Fraser P Seitel dalam bukunya The Practice of Public Relations (1984). Fraser P Seitel menekanan bahwa sangat penting para praktisi PR menguasai keterampilan menulis menulis sebagai kemampuan aplikasi praktis selain kemampuan konseling dan penilaian manajerial. Lebih jauh Seitel menegaskan bahwa, jika seorang tidak bias menulis-mengekspresikan ide di atas kertas – maka peluang sukses bagi seorang tersebut sangat kecil. Seitel juga menegaskan bahwa menulisbagi mata berbeda denganmenulis bagi telinga. Artinya menulis artikel untuk media massa atau majalah atau newsletter memiliki konsep dan bentuk yang berbeda dengan menulis teks (scripts) untuk dibaca dan didengarkan oleh publik.
Dengan demikian dalam hal penguasaan atau pemahaan teknik dalam penulisan berbagai naskah PR menjadi sangat penting sekali. Ada berbagai bentuk pelatihan penulisan naskah PR, juga ada beragam cara untk dapat menulis dengan baik guna mendukung fungsi PR secara aplikatif. Oleh karenanya pemahaman akan beberapa faktor penting yang biasa dijadikan pertimbangan dalam penulisan menjadi langkah yang penting. Faktor-faktor tersebut seperti bagaimana orang-orang bisa membaca informasi yang kita tulis, menilai baik buruknya informasi yang dibaca, dan pada akhirnya mengambil tindakan sesuai dengan harapan kita. Keahlian menulis mencakup bagaimana seseorang memiliki pemahaman mengenai apa yang akan ditlis, bagaimana pesan tersebut ditulis, dan melalui media apa termasuk bagaimana memahami teknik penulisan dan sosiologi media sekaligus.
Seperti juga dalam upaya menjalin hubungan baik dengan media, dalam penulisan, seorang PR juga harus memahamimediascape (jenis/bentuk media dengan berbagai karakteristiknya masing-masing) serta berbagai aspek lainnya yang dapat mendukung seorang PR menulis naskah dengan baik. Aspek-aspek krusial dalam penulisan naskah PR yang perlu juga dipahami adalah apa tujuan dari penulisan ini, objectivitas penulisan, konfirmasi ulang pada sumber dan fakta dari informasi yang ada, pemahaman akan dampak dari tulisan tersebut,s erta teknik dasar penulisan termasuk di dalamnya adalah pemahaman akan perbedaan penulisan yang dilakukan oleh PR dengan Jurnalistik (media). Selain itu kemampuan menciptakan sebuah nilai berita dengan tetap berdasarkan fakta dan jujur juga menjadi pedoman utama penulisan naskah PR. Lebih jauh, seorang PR juga dituntut memahami ragam bentuk informasi yang memiliki nilai berita atau dapat dijadikan berita yang layak, seperti kebaruan informasi (timeliness), peristiwa yang dekat dengan keseharian (proximity), beberapa peristiwa yang layak diinformasikan semata-mata karena ada orang terkenal di dalamnya (eminence & prominence), peristiwa yang memiliki dampak dan mempengaruhi aktivitas keseharian masyarakat (consequence& impact), serta peristiwa yang menarik seputa kehidupan manusia (human interest).
Ada beragam aktivitas penulisan dalam PR yang juga perlu dipahami, seperti penulisan press release, feature, backgrounders, factsheet, whitepaper, dan brosur, penulisan untuk web organisasi, newsletter, laporan tahunan dan lainnya. Beberapa bentuk penulisan naskah PR ini juga telah dijelaskan secara singkat dalam tulisan sebelumnya (Media Relations: Media Relations: “Jangan hanya dijadikan “pemadam kebakaran” saja tapi sebagai teamwork dan keluarga anda), tetapi perlu dipahami bahwasannya penulisan press release akan berbeda dengan penulisan untuk feature atau lainnya. Dalam sistem penulisan jurnalistik dikenal konsep piramida terbalik yang juga bisa dijadikan acuan untuk beberapa penulisan naskah PR seperti penulisan press release, newsletter maupun feature dan lainnya. Dalam konsep Piramida Terbalik tentu anda sudah sangat sering melihat bentuknya atau bahkan mencoba untuk menulis dengan acuan konsep ini.
Dalam Piramida Terbalik teknik penulisan dipetakan menjadi tiga bagian menurun. Pertama adalah membuat lead, kemudianBody Text, dan bagian terakhir adalah penutup. Sesuai dengan urutan dalam Piramida Terbalik ini, Lead merupakan bagian paling penting dan didalamnya mengandung unsur 5W1H /W5H1 (Who, What, Where, When, Why dan How) dari sebuah peristiwa/momen yang terjadi. Untuk penulisan naskah berita, jurnalis senantiasa berusaha memenuhi enam unsure ini dalam pembuatan lead. KemudianBody Text, atau latar belakang ini berisi bebagai informasi yang mampu memperjelas atau mendukung cerita atau berita pada lead atau penjabaran lead dengan dukungan fakta dan data yang lebih teknis. Untuk membuat tulisan itu lebih memiliki nilai, setelah memaparkan secara panjang lebar ide dan gagasan yang ada dalam lead dengan format menurun mulai dari fakta penting hingga yang kurang penting dalam body text, kini saatnya memasukkan sebuah kutipan.
Kutipan sangat bermanfaat selain untuk memberi kesempatan kepada orang yang diberitakan untuk berkomunikasi secara langsung dengan pembaca, juga oleh media dijadikan sebagai inisial narasumber. Kutipan ini juga bisa dijadikan sebagai transisi untuk mengarahkan pembaca dari satu paragraph ke paragraph berikutnya secara halus. Kemudian untuk naskah press release, jangan lupa cantumkan contact person. Hal ini untuk memudahkan wartawan / media untuk melakukan konfirmasi ulang atau sekedar untuk mencari tambahan informasi.
Pemaparan di atas memang masih sangat kurang untuk menambah penguasaa teknik seorang PR dalam menulis naskah PR. Dan untuk dapat menguasai teknik dan taktik menulis dengan baik bagi seorang PR diperlukan sebuah pelatihan yang khusus dan mengkhususkan pada penulisan naskah PR. Namun demikian pemahaman akan aspek-aspek dalam penulisan seperti diuraikan di atas menjadi hal yang sangat krusial pagi seorang PR. Dan yang terpenting, dalam penulisan naskah, para praktisi (seorang PR) harus mampu menjembatani kepentingan pihak manajemen organisasi dengan kepentingan publik organisasi. Jadi menulis itu mudah karena sadar atau tidak setiap hari dalam aktivitas kita senantiasa bersentuhan dengan tulis-menulis. Namu demikian, menulis yang bisa mempengaruhi minat orang lain itu perlu dipelajari dengan seksama dan serius.
(disampakan penulis dalam sebuah workshop PR Strategy (Bali 5-7 Des 2007 yang diikuti oleh corporate secretary & external comunicatiobs dari beberapa oil company: Medco, Vico, Newmont, dll) -- daftar pustaka: Yosal Iriantara (2005) ”Media Relations (konsep, pendekatan dan praktek), dan Prayudi, SIP, MA Penulisan Naskah Public Relations)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar